Affichage avancé des autorisations sur Notion : un guide étape par étape.

La difficulté de gérer des bases de données dans Notion‍

Si vous avez déjà essayé de regrouper toutes vos tâches dans une seule base de données Notion, tout en partageant certaines tâches avec des invités, vous savez à quel point il peut être frustrant de masquer certains éléments. La plupart des solutions en ligne proposent des filtres que les visiteurs peuvent facilement supprimer ou contourner, ou vous obligent à partager manuellement des pages individuelles. Ces deux approches prennent un temps précieux et peuvent révéler des informations qui ne devraient pas être visibles pour tout le monde.

Heureusement, il existe une meilleure solution : vous pouvez créer un Vue filtrée avancée qui verrouille les filtres afin qu'ils ne puissent pas être manipulés. Cela garantit que chaque visiteur ne voit que ce qu'il est censé voir, sans que vous ayez à mettre à jour manuellement les autorisations de page à chaque fois. Voyons comment configurer cette configuration étape par étape.

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Étape 1 - Créez (ou identifiez) votre base de données

Vous avez probablement déjà créé une base de données de tâches. Pour cet exemple, supposons que vous en ayez un appelé DB_Outside the Box avec deux propriétés :

• Nom
• Personne

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Étape 2 - Création d'une vue filtrée avancée

Ne vous contentez pas d'un filtre basique ici ! Créez plutôt un Vue filtrée avancée pour vous assurer que vos invités ne peuvent pas simplement supprimer ou modifier le filtre pour accéder à d'autres tâches.

• Accédez à vos options d'affichage
• Sélectionnez Filtre
• Cliquez sur Ajouter un filtre avancé
• Tu devrais voir exactement 1 règle si vous avez correctement configuré votre filtre avancé. Dans mon cas, j'utilise un « Le nom est vide » filtre pour tout masquer dans ma base de données principale, car chaque tâche a en fait un nom. Par conséquent, aucun objet ne s'affichera pour personne sans personnalisation supplémentaire.

Pourquoi aller plus loin ? Parce qu'un filtre simple est facilement contournable, ce qui permet à vos clients de voir des données qu'ils ne devraient pas consulter. Un filtre avancé est verrouillé et ne peut pas être modifié par des non-propriétaires, ce qui permet de garder vos tâches sensibles hors de vue.

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Étape 3 — Invitez votre invité

Ensuite, partagez votre base de données avec vos invités en leur donnant Peut modifier le contenu accès. Cela leur permet d'interagir avec la base de données sans être autorisés à supprimer ou à modifier certains filtres.

Étape 4 - Créez votre tableau de bord pour les invités

Maintenant que votre base de données est configurée, il est temps de créer Tableau de bord des invités—une page ou un tableau de bord où votre invité interagira réellement avec DB_Outside the Box. Voici comment procéder :

1. Ouvrez (ou créez) une nouvelle page dans Notion, qui vous servira de tableau de bord pour les invités.
2. Ajouter une base de données liée:
   • Tapez /lié et sélectionnez Création d'une base de données liée.
   • Recherchez et sélectionnez DB_Outside the Box.
3. Vérifiez qu'il se trouve dans une vue non filtrée pour commencer—juste pour avoir une base de référence claire.

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Étape 5 - Création de la vue de filtre avancée sur le tableau de bord des invités

Ensuite, vous allez appliquer le filtre avancé sur le tableau de bord de l'invité afin qu'il ne voie que les tâches qui le concernent.

1. Accédez au Afficher les options dans votre nouvelle base de données associée.
2. Sélectionnez Filtre.
3. Cliquez sur Ajouter un filtre avancé.
4. Choisissez votre filtre réel critères. Par exemple, vous pouvez filtrer par Personne = [Nom de l'invité], en veillant à ce qu'ils ne voient que les tâches qui leur sont assignées.

Étape 6 — Invitez (à nouveau) votre invité

Cette fois, vous ne pouvez l'inviter qu'en mode Édition.

ÉTAPE 7 - Verrouiller la vue

Cette étape est crucial—cela empêche vos invités de voir ou de modifier les règles que vous avez définies, ce qui les empêche de consulter les tâches qu'ils ne devraient pas voir.

1. Après avoir appliqué votre filtre avancé, cliquez sur le menu à trois points (• • •) en haut à droite de l'affichage de votre base de données.
2. Sélectionnez Vue du verrou.

En verrouillant la vue, vous vous assurez que vous êtes le seul (ou les autres administrateurs) à pouvoir modifier les paramètres du filtre. Votre invité ne pourra voir et modifier que les tâches qui lui sont assignées, sans avoir la possibilité de modifier les filtres avancés.

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Étape 8 — Créez vous-même un tableau de bord principal

Maintenant que vos invités disposent de leurs propres vues verrouillées, vous pouvez créer un tableau de bord que vous pourrez consulter tous tâches pour tous les clients et invités : aucune limitation de filtrage n'est requise.

1. Créer une nouvelle page dans Notion.
2. Associez votre base de données principale en tapant /lié et en choisissant Création d'une base de données liée.
3. Personnalisez la vue pour l'adapter à votre flux de travail : triez par priorité, date d'échéance ou nom de client pour obtenir rapidement un aperçu de tout.

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Vérifications finales

PS : Toujours triple vérification vos autorisations et vos filtres pour garantir qu'aucune information confidentielle n'est accessible par inadvertance. J'ai peut-être oublié un détail, il est donc préférable de faire un rapide contrôle de qualité pour vérifier que tout est correctement verrouillé.

J'espère que ce guide vous évitera les heures de lutte que j'ai traversées !

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